Siège : 154A Rue de Trèves, L-2630, Luxembourg

RCS : F14532

Association sans but lucratif

(English version of the bylaws is available below)

STATUTS

Version coordonnée le 20/06/2024

Titre I. Dénomination, siège social, objet

Article 1. Dénomination

La dénomination sociale de l’association sera «European House of Artificial Intelligence» (ci-après l’«**Association **») et l’Association prendra la forme d’une association à but non-lucratif régie par les lois du Grand-Duché de Luxembourg et en particulier la Loi du 7 août 2023.

Article 2. Siège social

Le siège social de l’Association est situé à Luxembourg.

Le siège social peut être transféré en tout autre endroit dans les limites de la commune de Luxembourg ou en tout autre lieu au sein du Grand-Duché de Luxembourg par décision du Conseil d’Administration.

Article 3. Objet

L’Association a pour objet de promouvoir en Europe un environnement professionnel digital ouvert, sécurisé, fiable et transparent en utilisant des technologies d’intelligence artificielle (IA).

Dans le cadre de sa mission, l’Association peut notamment:

• promouvoir l’industrie IA européenne;
• soutenir l’éducation, la recherche, le développement et l’innovation dans l’industrie IA;
• collaborer avec d’autres associations et organisations actives dans le domaine de l’intelligence artificielle, tant sur le plan national qu’international;
• promouvoir la compréhension des technologies d’intelligence artificielle et leurs applications potentielles;
• représenter les membres de l’Association devant les autorités publiques, les organisations professionnelles, les sociétés privées ou publiques, ou tout autre type d’organisation, tant sur le plan national qu’international;
• fournir une plateforme aux membres de la communauté d’intelligence artificielle pour l’échange et la collaboration, organiser des événements liés à l’industrie IA et à des sujets connexes;
• soutenir les membres de la communauté IA dans leur développement professionnel et la croissance de leur carrière en fournissant des ressources à jour;
• mettre en contact les membres de la communauté IA avec des investisseurs ou d’autres sources de financement; et
• promouvoir des standards de conduite éthique et d’intégrité dans l’industrie IA au Luxembourg.

L’Association pourra, à titre auxiliaire, exercer toutes activités jugées utiles pour accomplir son objet, sans que ces activités portent atteinte à sa forme d’association sans but lucratif.

Article 4. Financement

L’Association sera financée par les moyens suivants:

• une cotisation annuelle de ses membres privés et corporatifs;
• les contributions, donations, héritages et subventions attribués à l’Association; et
• les revenus nets provenant des évènements et/ou activités organisés par l’Association, sans pour autant que ces évènements ne portent pas atteinte à sa forme d’association sans but lucratif.

Titre II. Membres et adhésions

Article 5. Membres

Peut devenir membre de l’Association toute personne physique ou morale qui en fait la demande et est admis conformément à l’article 10 des présents statuts.

L’Association est composée de trois catégories de Membres :

• Membre «Corporatifs», qui est une entité légale régulièrement inscrite à un registre officiel tenu par les Etats membres de l’UE;
• Membre «Privé» qui est une personne physique ayant sa résidence principale dans un état membre de l’UE;
• Membre «Honoraire» est une personne nommée par le Conseil d’Administration sur sa propre initiative ou sur l’initiative de l’Assemblée Générale à cette fin.

Article 6. Membres corporatifs

Chaque Membre Corporatif doit être représenté par au moins un représentant permanent, personne physique.

Chaque membre corporatif dispose d’une voix à l’Assemblée Générale.

Chaque membre corporatif s’acquitte de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration sur une base annuelle et suivant les dispositions de l’article 11 des présent Statuts.

Chaque membre corporatif a le droit de figurer avec son logo sur le matériel marketing de l’Association.

Article 7. Membres privés

Chaque Membre privé dispose d’une voix à l’Assemblée Générale.

Chaque membre privé s’acquitte de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration sur une base annuelle et suivant les dispositions de l’article 11 des présent Statuts.

Article 8. Membres honoraires

Les membres honoraires sont les personnes nommées par le Conseil d’Administration sur sa propre initiative ou sur l’initiative de l’Assemblée Générale à cette fin.

Les membres honoraires ne disposent d’aucun droit de vote à l’Assemblée Générale ou lors des réunions du Conseil d’Administration.

Les membres honoraires ne règlent aucune cotisation.

Article 9. Nombre de membres

Le nombre de membres de l’Association est illimité, sans toutefois pouvoir être inférieur à deux (2).

Article 10. Admission des membres

Une demande écrite doit être présentée par toute personne désirant être admise comme membre corporatif, privé ou correspondant. Toute demande doit contenir:

• le nom, la nature et l’emplacement de l’activité (qui peut être située au sein de toute juridiction);
• la confirmation que le candidat a lu et accepte d’être lié par (i) les Statuts, et le cas échéant, par (ii) l’Ordre de règlement intérieur de l’Association;
• la confirmation que le candidat accepte d’acquitter le montant des cotisations (si applicable).

Le Conseil d’Administration se prononce sur les candidatures au cours d’une réunion du Conseil d’Administration à laquelle la moitié des Administrateurs sont présents ou représentés à la majorité simple des Administrateurs présents ou représentés.

En cas d’égalité des voix, la voix du Président est prépondérante.

Le candidat est avisé par écrit de la décision d’acceptation ou de refus d’adhésion après un tel vote.

Article 11. Frais d’admission et cotisations annuelles

Le Conseil d’Administration fixe le montant de la cotisation à payer par les membres corporatifs et privés. La cotisation est due au premier janvier chaque année et vaut pour une année. Une fois payée, la cotisation n’est pas remboursable.

Le montant de la cotisation pour un membre corporatif ne peut excéder 100.000 Euros.

Le montant de la cotisation pour un membre privé ne peut excéder 2.000 Euros.

La grille des montants de cotisation en vigueur est disponible sur demande au siège social de l’Association.

Article 12. Démission d’un membre

Tout membre est libre de démissionner de l’Association à tout moment. La démission doit être notifiée par courrier recommandé à l’attention du Conseil d’Administration. Ladite lettre supprime tout droit de réclamation du montant de la cotisation payée ou à payer par le membre démissionnaire (corporatif ou privé) pour l’année au cours de laquelle la démission a lieu.

Article 13. Exclusion d’un membre

Le non-respect des exigences des présents Statuts ou de l’Ordre de règlement intérieur de l’Association constituera un motif d’exclusion.

L’exclusion d’un membre de l’Association sera décidée par décision de l’Assemblée Générale réunie à la majorité des deux tiers (2/3). L’Assemblée Générale statuera à bulletin secret après avoir entendu le membre concerné dont l’exclusion est requise ou après que ledit membre ait été invité à justifier sa conduite.

Article 14. Succession d’un membre

Ni le membre démissionnaire ou exclu ni ses héritiers ou successeurs légaux - en cas de décès du membre - n’auront droit à aucune part des biens de l’Association, ni ne pourront réclamer aucun montant, scellé ou d’inventaire et/ou copies des comptes ou autres documents.

Titre III. Les organes de l’association

Article 15. Conseil d’Administration

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration composé d’au moins deux membres (Administrateurs), le nombre exact étant fixé par l’Assemblée Générale.

Les Administrateurs sont nommés par l’Assemblée Générale pour une période maximale de deux ans. Chaque Administrateur peut être révoqué à tout moment par l’Assemblée Générale, avec ou sans motif.

Chaque Administrateur est rééligible.

Un Administrateur membre corporatif doit nommer une personne physique pour le représenter au sein du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Président, un Secrétaire et un Trésorier.

En cas de vacance (décès, retraite, démission, révocation, ou autre), l’Assemblée Générale élit un nouvel Administrateur pour terminer le mandat de l’Administrateur remplacé.

Ces dispositions ne s’appliquent pas au remplacement de la personne physique représentant un Administrateur membre corporatif.

Article 16. Pouvoirs du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour accomplir tous les actes utiles ou nécessaires à la réalisation de l’objet de l’Association tel qu’il est énoncé à l’article 3.

Tous pouvoirs non expressément réservés par les Statuts ou par la loi luxembourgeoise (et notamment à l’Assemblée Générale) relèvent de la compétence du Conseil d’Administration.

Article 17. Le Conseil Consultatif

Le Conseil consultatif (le “Conseil Consultatif”) pour fournir des conseils stratégiques, des conseils et des orientations à l’Association

Le Conseil consultatif aura le pouvoir de:

• Fournir des conseils stratégiques et des orientations à l’Association;
• Offrir des conseils et des orientations au leadership de l’Association;
• Participer à l’élaboration du plan stratégique de l’Association;
• Examiner et fournir sur demande du Conseil d’Administration des commentaires sur les actions et les politiques de l’Association;
• Faire des recommandations au Conseil d’administration sur les questions relatives à la gouvernance et aux opérations de l’Association;
• Effectuer toute mission médiation en cas de conflit entre les membres du Conseil d’administration ou les membres de l’association.

Le Conseil Consultatif est composé de trois personnes physiques au maximum, n’appartenant pas au Conseil d’Administration. Elles sont élues par l’Assemblée Générale de l’Association, sur proposition du Conseil d’Administration. Le Conseil Consultatif élit un président dont le mandat, sauf démission, dure et expire en même temps que celui des membres du Conseil. Les membres siègent pour des périodes de cinq ans, renouvelables.

Le Conseil Consultatif se réunit au moins deux fois par an, selon les modalités et les procédures analogues à celles du Conseil d’Administration.

Le Président représente le Conseil Consultatif auprès du Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale.

Le Président du Conseil Consultatif est nommé par l’Assemblée Générale.

Les membres ne sont pas rémunérés pour leur mandat. Toutefois, ils peuvent être indemnisés pour toute missions spécifiques telles que médiation, représentation ou conseil, décidées par le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale.

Le Conseil Consultatif prend ses décisions de manière collégiale, privilégiant le consensus. En cas de désaccord, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante. Chaque membre dispose d’une voix. Les votes se font à main levée ou par scrutin secret, selon la décision de son Président.

Les décisions du Conseil Consultatif sont mises en œuvre par le Conseil d’Administration, qui prend les mesures nécessaires dans les délais appropriés. Les membres du Conseil Consultatif peuvent être révoqués par une décision unanime du Conseil d’Administration, validée par une majorité de deux tiers des membres présents ou représentés lors de l’Assemblée Générale.

La révocation doit être motivée par des motifs légitimes, et le membre concerné doit pouvoir se défendre devant le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale.

Article 18. Délégation de Pouvoirs – Représentation de l’Association

Le Conseil d’Administration peut déléguer la gestion journalière et la représentation de l’Association à une ou plusieurs personnes ou organes de son choix.

Le Conseil peut également accorder des procurations ou confier des tâches à des personnes ou comités, sous sa supervision.

La rémunération et les avantages des personnes déléguées doivent être signalés annuellement à l’Assemblée Générale.

L’Association est liée vis-à-vis des tiers par la signature conjointe de deux Administrateurs ou par les signatures des personnes déléguées pour la gestion journalière, dans les limites de leurs procurations.

Article 19. Responsabilité des Administrateurs

Les Administrateurs ne sont pas personnellement responsables des engagements de l’Association. Leur responsabilité est limitée à leurs fonctions.

Article 20. Réunions du Conseil d’Administration

Le Conseil se réunit selon les besoins de l’Association, sur convocation du Président ou de deux Administrateurs, au lieu et à l’heure indiqués.

Une convocation écrite, sauf en cas d’urgence ou avec consentement préalable, est requise cinq jours ouvrables avant la réunion, avec l’ordre du jour proposé. En cas d’urgence, la nature des circonstances doit être précisée.

Les réunions se tiennent à Luxembourg ou ailleurs, selon décision du Conseil. Tout Administrateur peut se faire représenter par un autre Administrateur désigné par écrit.

Le quorum est atteint avec au moins la moitié des Administrateurs présents ou représentés. Les résolutions sont prises à la majorité des voix, la voix du Président étant prépondérante en cas d’égalité.

Les Administrateurs peuvent participer par téléconférence ou visioconférence, et une telle réunion est réputée avoir lieu au siège social de l’Association.

Une résolution écrite, signée par tous les Administrateurs, a la même validité qu’une résolution adoptée en réunion. Elle peut être consignée dans un ou plusieurs documents séparés et signés par les Administrateurs. Une telle résolution est réputée adoptée au siège social de l’Association.

Article 21. Résolutions du Conseil d’Administration

Les résolutions doivent être consignées par écrit.

Le procès-verbal de chaque réunion sera signé par le Président et le Secrétaire de la réunion.

Les copies ou extraits des résolutions ou procès-verbaux, destinés à être produits en justice ou ailleurs, doivent être signés par deux Administrateurs conjointement.

Article 22. Conflits d’Intérêts

Si un Administrateur a, ou pourrait avoir, un intérêt patrimonial direct ou indirect dans une opération nécessitant l’approbation du Conseil d’Administration, il doit en aviser le Conseil et s’abstenir de participer aux délibérations et au vote sur cette opération.

Cette opération et l’intérêt de l’Administrateur doivent être divulgués dans un rapport spécial à la prochaine Assemblée Générale avant l’adoption de toute résolution.

Si, en raison de conflits d’intérêts, le quorum requis n’est pas atteint, le Conseil d’Administration peut soumettre la résolution à l’Assemblée Générale.

Ces dispositions ne s’appliquent pas aux opérations courantes de l’Association conclues à des conditions normales de marché.

Ces règles s’appliquent également aux personnes déléguées par le Conseil d’Administration pour la gestion journalière, sauf si cette gestion est déléguée à une seule personne, auquel cas la décision relève du Conseil d’Administration.

Titre IV. Assemblée Générale

Article 23. Attributions

L‘Assemblée Générale est composée de l’ensemble des membres.

L’Assemblée Générale a la compétence exclusive de statuer sur les sujets suivants:

• modifier les Statuts et/ou l’Ordre de règlement intérieur;
• nommer et révoquer les membres du Conseil d’Administration ou du Conseil Consultatif;
• approuver le budget et les comptes annuels;
• dissoudre l’association conformément à l’article 4;
• admettre et d’exclure des membres; et,
• de manière générale, de prendre toutes les décisions et mesures dépassant les pouvoirs du Conseil d’Administration, telles que fixés par les Statuts ou par la loi.

Article 24. Assemblée Générale annuelle et autres assemblées générales

L’Assemblée Générale se tient au moins une fois par an, dans les six mois suivant la fin de l’exercice social précédent.

Le Conseil d’Administration convoque une Assemblée Générale Extraordinaire si l’intérêt de l’Association l’exige ou à la demande d’au moins un cinquième des membres.

Toutes les réunions se tiennent au siège de l’Association ou à tout autre endroit indiqué dans la convocation, à la date et à l’heure précisées.

Article 25. Convocation des Assemblées Générales

L’Assemblée Générale est convoquée par le Conseil d’administration de manière régulière une fois par an, et chaque fois que les intérêts de l’association l’exigent. Elle peut également être convoquée sur demande écrite de la moitié des membres de l’Association ou des deux tiers des membres du Comité Consultatif, en proposant l’ordre du jour au Conseil d' Administration. La convocation, effectuée par voie de publication sur le site web de l’association ou par e-mail individuel, doit être faite au moins deux semaines à l’avance. Elle précise la date, le lieu, l’ordre du jour et la nature des affaires à traiter. L’ordre du jour doit également inclure toutes les modifications proposées des statuts, y compris celles relatives à l’objet social ou à la forme de l’Association.

Si tous les membres sont présents ou représentés, l’Assemblée Générale peut se tenir sans convocation préalable, à condition que chaque membre déclare avoir été informé de l’ordre du jour et renonce aux formalités de convocation, ce qui sera mentionné dans le procès-verbal.

Article 26. Présence – Représentation

Chaque membre peut assister et prendre la parole à toute Assemblée Générale. Un membre peut se faire représenter par une autre personne, nommée par écrit, même si celle-ci n’est pas membre. Un mandataire peut représenter plusieurs membres.

Les membres peuvent participer à une Assemblée Générale par conférence téléphonique, visioconférence ou tout autre moyen de communication similaire, à condition qu’au moins un membre ou son mandataire soit physiquement présent au siège social de l’Association. Une telle Assemblée Générale est réputée avoir lieu au siège social de l’Association.

Pour les décisions prises en réunion:

• chaque membre corporatif et privé dispose d’une voix;
• les membres honoraires peuvent participer aux discussions sans droit de vote.

Article 27. Décisions

La composition de la réunion est valide quel que soit le nombre de membres corporatifs et privés présents ou représentés, et les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées.

Nonobstant le paragraphe précédent, les décisions de la réunion qui impliquent des modifications statutaires, l’exclusion de membres ou la dissolution de l’Association seront prises la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

Article 28. Procès-verbal

Les procès-verbaux de l’Assemblée Générale doivent être signés par les membres du bureau de l’Assemblée Générale et peuvent être signés par ou au nom des membres qui en font la demande.

Titre V. Exercice fiscal – Comptes annuels

Article 29. Exercice Social

L’exercice fiscal de l’Association commence le premier jour de janvier de chaque année et s’achève le dernier jour de décembre de chaque année.

Article 30. Approbation des comptes annuels

A l’issue de la clôture de chaque exercice, le Conseil d’Administration établit les comptes annuels de l’Association conformément aux dispositions légales applicables.

Les comptes annuels et/ou les comptes consolidés sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Chaque membre, ou son représentant, peut également consulter les comptes annuels de l’Association au siège social de l’Association.

Titre VI. Dissolution

Article 31. Dissolution

L’Association peut être dissoute à tout moment par une Assemblée Générale Extraordinaire lorsque les deux tiers (2/3) au moins des membres corporatifs et privés sont présents ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale peut être reconvoquée. Lors de cette nouvelle Assemblée Générale, des résolutions peuvent être adoptées quel que soit le nombre de membres corporatifs et privés présents ou représentés.

La résolution visant à dissoudre l’Association doit être approuvée à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres corporatifs et actifs présents ou représentés.

En cas de dissolution de l’Association, l’actif net sera affecté, après apurement du passif, à une fondation ou association sans but lucratif de droit luxembourgeois poursuivant une activité analogue à celle prévue par ces statuts.

Titre VII. Divers

Article 33. Registre des membres

L’Association tient en son siège un registre des membres, sous la responsabilité du Conseil d’administration. Ce registre pet être tenu sous forme physique et/ou électronique. Toutes les décisions d’admission, de démission ou d’exclusion doivent y être inscrites dans un délai d’un mois. Le membre démissionnaire ou exclu n’a aucun droit sur le fonds social et ne peut réclamer le remboursement des cotisations versées.

Tout membre peut demander une copie ou consulter au siège de l’Association le registre des membres, les procès-verbaux et les décisions de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration, les documents comptables de l’Association ainsi que le texte coordonné des statuts.

Article 34. Langue applicable

Les présents statuts, rédigés en français, sont suivi d’une traduction en anglais. En cas de divergences entre le texte français et le texte anglais, la version française prévaudra.

Article 35. Renvois

Tout élément qui n’est pas explicitement traité dans les présents Statuts sera traité conformément à la Loi Luxembourgeoise du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations.

Non-profit Association

BYLAWS

(Unofficial translation)

Coordinated version as of 20/06/2024

Chapter I. Name, registered office, purpose

Article 1. Name

The legal name of the association shall be “European House of Artificial Intelligence” (hereinafter the “Association”) and the Association shall take the form of a non-profit association governed by the laws of the Grand Duchy of Luxembourg, particularly the Law of August 7, 2023.

Article 2. Registered Office

The registered office of the Association is located in Luxembourg.

The registered office may be transferred to any other location within the limits of the municipality of Luxembourg or elsewhere within the Grand Duchy of Luxembourg by decision of the Board of Directors.

Article 3. Purpose

The purpose of the Association is to promote an open, secure, reliable, and transparent digital professional environment in Europe using artificial intelligence (AI) technologies.

As part of its mission, the Association may in particular:

• Promote the European AI industry;
• Support education, research, development, and innovation in the AI industry;
• Collaborate with other associations and organizations active in the field of artificial intelligence, both nationally and internationally;
• Promote the understanding of artificial intelligence technologies and their potential applications;
• Represent the members of the Association before public authorities, professional organizations, private or public companies, or any other type of organization, both nationally and internationally;
• Provide a platform for members of the AI community for exchange and collaboration, organize events related to the AI industry and related topics;
• Support members of the AI community in their professional development and career growth by providing up-to-date resources;
• Connect members of the AI community with investors or other sources of funding; and
• Promote standards of ethical conduct and integrity in the AI industry in Luxembourg.

The Association may, as an auxiliary activity, engage in any activities deemed useful to accomplish its purpose, without these activities affecting its status as a non-profit association.

Article 4. Financing

The Association shall be financed by the following means:

• An annual membership fee from its private and corporate members;
• Contributions, donations, inheritances, and grants allocated to the Association; and
• Net income from events and/or activities organized by the Association, provided that these events do not compromise its non-profit status.

Chapter II. Members and Membership

Article 5. Members

Any natural or legal person who applies for membership and is admitted in accordance with Article 10 of these statutes may become a member of the Association.

The Association is composed of three categories of Members:

• “Corporate” Member, which is a legal entity regularly registered in an official registry held by the EU member states;
• “Private” Member, who is a natural person whose main residence is in an EU member state;
• “Honorary” Member, who is a person appointed by the Board of Directors on its own initiative or at the initiative of the General Assembly for this purpose.

Article 6. Corporate Members

Each Corporate Member must be represented by at least one permanent representative, a natural person.

Each corporate member has one vote at the General Assembly.

Each corporate member pays an annual fee, the amount of which is set by the Board of Directors on an annual basis and in accordance with the provisions of Article 11 of these Statutes.

Each corporate member has the right to feature its logo on the Association’s marketing materials.

Article 7. Private Members

Each Private Member has one vote at the General Assembly.

Each private member pays an annual fee, the amount of which is set by the Board of Directors on an annual basis and in accordance with the provisions of Article 11 of these Statutes.

Article 8. Honorary Members

Honorary members are individuals appointed by the Board of Directors on its own initiative or at the initiative of the General Assembly for this purpose.

Honorary members do not have any voting rights at the General Assembly or during Board of Directors meetings.

Honorary members do not pay any membership fees.

Article 9. Number of Members

The number of members of the Association is unlimited, but cannot be less than two (2).

Article 10. Admission of Members

A written application must be submitted by any person wishing to be admitted as a corporate, private, or corresponding member.

Each application must include:

• The name, nature, and location of the activity (which may be located in any jurisdiction);
• Confirmation that the applicant has read and agrees to be bound by (i) the Statutes, and if applicable, (ii) the Internal Rules of the Association;
• Confirmation that the applicant agrees to pay the membership fees (if applicable).

The Board of Directors decides on applications during a Board meeting at which at least half of the Directors are present or represented by a simple majority of the Directors present or represented.

In the event of a tie, the President’s vote is decisive.

The applicant is notified in writing of the decision to accept or reject the membership after such a vote.

Article 11. Admission Fees and Annual Membership Fees

The Board of Directors sets the amount of the fee to be paid by corporate and private members. The fee is due on January 1 each year and is valid for one year. Once paid, the fee is non-refundable.

The fee for a corporate member cannot exceed 100,000 Euros.

The fee for a private member cannot exceed 2,000 Euros.

The current fee schedule is available upon request at the Association’s registered office.

Article 12. Resignation of a Member

Any member is free to resign from the Association at any time. The resignation must be notified by registered letter to the Board of Directors. Such letter nullifies any claim for the refund of the fee paid or payable by the resigning member (corporate or private) for the year in which the resignation occurs.

Article 13. Exclusion of a Member

Failure to comply with the requirements of these Statutes or the Internal Rules of the Association constitutes grounds for exclusion.

The exclusion of a member from the Association will be decided by the General Assembly by a two-thirds (2/3) majority vote. The General Assembly shall vote by secret ballot after hearing the member concerned or after the member has been invited to justify their conduct.

Article 14. Succession of a Member

Neither the resigning or excluded member nor their heirs or legal successors - in the event of the member’s death - shall have any right to any part of the Association’s assets, nor may they claim any amount, inventory or copies of accounts, or other documents.

Chapter III. The Association’s Organs

Article 15. Board of Directors

The Association is managed by a Board of Directors composed of at least two members (Directors), the exact number being set by the General Assembly.

The Directors are appointed by the General Assembly for a maximum period of two years. Each Director may be removed at any time by the General Assembly, with or without cause.

Each Director is eligible for re-election.

A corporate member Director must appoint a natural person to represent them on the Board of Directors.

The Board of Directors elects from among its members a President, a Secretary, and a Treasurer.

In the event of a vacancy (death, retirement, resignation, removal, or other), the General Assembly elects a new Director to complete the term of the replaced Director.

These provisions do not apply to the replacement of the natural person representing a corporate member Director.

Article 16. Powers of the Board of Directors

The Board of Directors is vested with the broadest powers to perform all acts useful or necessary to achieve the purpose of the Association as stated in Article 3.

All powers not expressly reserved by the Statutes or by Luxembourg law (notably to the General Assembly) fall within the competence of the Board of Directors.

Article 17. Advisory Board

The Advisory Board (the “Advisory Board”) provides strategic advice, guidance, and direction to the Association.

The Advisory Board has the power to:

• Provide strategic advice and direction to the Association;
• Offer advice and guidance to the leadership of the Association;
• Participate in the development of the Association’s strategic plan;
• Review and provide comments on the actions and policies of the Association upon request from the Board of Directors;
• Make recommendations to the Board of Directors on matters relating to the governance and operations of the Association;
• Mediate any conflicts between members of the Board of Directors or members of the Association.

The Advisory Board is composed of a maximum of three natural persons who do not belong to the Board of Directors. They are elected by the General Assembly of the Association, upon proposal by the Board of Directors.

The Advisory Board elects a President whose term, except in the case of resignation, lasts and expires simultaneously with that of the members of the Board. The members serve for renewable five-year terms.

The Advisory Board meets at least twice a year, under the same procedures as the Board of Directors.

The President represents the Advisory Board before the Board of Directors and the General Assembly.

The President of the Advisory Board is appointed by the General Assembly.

Members are not compensated for their mandate. However, they may be reimbursed for any specific tasks such as mediation, representation, or advice, decided by the Board of Directors or the General Assembly.

The Advisory Board makes its decisions collectively, favoring consensus. In case of disagreement, decisions are made by a simple majority of the members present. In case of a tie, the President’s vote is decisive. Each member has one vote. Voting is done by show of hands or secret ballot, as decided by its President.

The decisions of the Advisory Board are implemented by the Board of Directors, which takes the necessary measures in a timely manner. Members of the Advisory Board may be removed by a unanimous decision of the Board of Directors, validated by a two-thirds majority of the members present or represented at the General Assembly.

The removal must be justified by legitimate reasons, and the concerned member must be allowed to defend themselves before the Board of Directors and the General Assembly.

Article 18. Delegation of Powers – Representation of the Association

The Board of Directors may delegate the day-to-day management and representation of the Association to one or more persons or bodies of its choice.

The Board may also grant powers of attorney or assign tasks to persons or committees, under its supervision.

The remuneration and benefits of the delegated persons must be reported annually to the General Assembly.

The Association is bound vis-à-vis third parties by the joint signature of two Directors or by the signatures of persons delegated for day-to-day management, within the limits of their powers.

Article 19. Liability of Directors

The Directors are not personally liable for the commitments of the Association. Their liability is limited to their functions.

Article 20. Meetings of the Board of Directors

The Board meets as needed for the Association, at the call of the President or two Directors, at the specified place and time.

A written call, except in case of emergency or prior consent, is required five business days before the meeting, with the proposed agenda. In case of emergency, the nature of the circumstances must be specified.

Meetings are held in Luxembourg or elsewhere, as decided by the Board. Any Director may be represented by another Director designated in writing.

A quorum is reached with at least half of the Directors present or represented. Resolutions are adopted by a majority of votes, with the President’s vote being decisive in case of a tie.

Directors may participate by teleconference or videoconference, and such a meeting is considered held at the Association’s registered office.

A written resolution, signed by all Directors, has the same validity as a resolution adopted in a meeting. It can be recorded in one or more separate documents and signed by the Directors. Such a resolution is considered adopted at the Association’s registered office.

Article 21. Resolutions of the Board of Directors

Resolutions must be recorded in writing.

The minutes of each meeting will be signed by the President and the Secretary of the meeting.

Copies or extracts of resolutions or minutes, intended for legal proceedings or otherwise, must be signed jointly by two Directors.

Article 22. Conflicts of Interest

If a Director has, or could have, a direct or indirect financial interest in a transaction requiring Board approval, they must inform the Board and abstain from participating in the deliberations and voting on this transaction.

This transaction and the Director’s interest must be disclosed in a special report to the next General Assembly before the adoption of any resolution.

If, due to conflicts of interest, the required quorum is not reached, the Board of Directors may submit the resolution to the General Assembly.

These provisions do not apply to routine transactions of the Association concluded under normal market conditions.

These rules also apply to persons delegated by the Board of Directors for day-to-day management, unless such management is delegated to a single person, in which case the decision falls to the Board of Directors.

Chapter IV. General Assembly

Article 23. Responsibilities

The General Assembly is composed of all the members.

The General Assembly has the exclusive competence to decide on the following matters:

• Amend the Statutes and/or the Internal Rules;
• Appoint and remove members of the Board of Directors or the Advisory Board;
• Approve the budget and annual accounts;
• Dissolve the association in accordance with Article 4;
• Admit and exclude members; and,
• Generally, make all decisions and take all measures exceeding the powers of the Board of Directors, as set by the Statutes or by law.

Article 24. Annual General Assembly and Other General Assemblies

The General Assembly is held at least once a year, within six months following the end of the previous fiscal year.

The Board of Directors shall convene an Extraordinary General Assembly if the interests of the Association so require or at the request of at least one-fifth of the members.

All meetings are held at the Association’s registered office or any other location specified in the call, at the specified date and time.

Article 25. Convening General Assemblies

The General Assembly is convened by the Board of Directors regularly once a year and whenever the interests of the association require it. It may also be convened at the written request of half of the Association’s members or two-thirds of the Advisory Board members, proposing the agenda to the Board of Directors. The call, made by publication on the association’s website or by individual email, must be made at least two weeks in advance. It specifies the date, place, agenda, and nature of the matters to be addressed. The agenda must also include all proposed amendments to the statutes, including those related to the social purpose or form of the Association.

If all members are present or represented, the General Assembly may be held without prior notice, provided that each member declares having been informed of the agenda and waives the formalities of notice, which will be mentioned in the minutes.

Article 26. Attendance – Representation

Each member may attend and speak at any General Assembly. A member may be represented by another person, appointed in writing, even if that person is not a member. A proxy may represent multiple members.

Members may participate in a General Assembly by telephone conference, video conference, or any other similar communication means, provided that at least one member or their proxy is physically present at the Association’s registered office. Such a General Assembly is deemed to take place at the Association’s registered office.

For decisions taken in the meeting:

• Each corporate and private member has one vote;
• Honorary members may participate in discussions without voting rights.

Article 27. Decisions

The composition of the meeting is valid regardless of the number of corporate and private members present or represented, and decisions are taken by a simple majority of votes cast.

Notwithstanding the previous paragraph, decisions of the meeting involving statutory amendments, member exclusion, or the dissolution of the Association will be taken by a two-thirds majority of the votes of the members present or represented.

Article 28. Minutes

The minutes of the General Assembly must be signed by the members of the General Assembly bureau and may be signed by or on behalf of members who request it.

Chapter V. Fiscal Year – Annual Accounts

Article 29. Fiscal Year

The fiscal year of the Association begins on the first day of January each year and ends on the last day of December each year.

Article 30. Approval of Annual Accounts

At the end of each fiscal year, the Board of Directors prepares the annual accounts of the Association in accordance with applicable legal provisions.

The annual accounts and/or consolidated accounts are submitted for approval by the General Assembly. Each member, or their representative, may also consult the Association’s annual accounts at the Association’s registered office.

Chapter VI. Dissolution

Article 31. Dissolution

The Association may be dissolved at any time by an Extraordinary General Assembly when at least two-thirds (2/3) of the corporate and private members are present or represented. If this quorum is not reached, the General Assembly may be reconvened. At this new General Assembly, resolutions can be adopted regardless of the number of corporate and private members present or represented.

The resolution to dissolve the Association must be approved by a two-thirds (2/3) majority of the votes of the corporate and active members present or represented.

In the event of the Association’s dissolution, the net assets shall be allocated, after clearing liabilities, to a Luxembourg non-profit foundation or association pursuing an activity similar to that provided for in these statutes.

Chapter VII. Miscellaneous

Article 33. Member Register

The Association maintains a member register at its registered office, under the responsibility of the Board of Directors. This register may be kept in physical and/or electronic form. All decisions of admission, resignation, or exclusion must be recorded within one month. The resigning or excluded member has no rights over the Association’s assets and cannot claim reimbursement of paid fees.

Any member may request a copy or consult the member register, minutes, and decisions of the General Assembly and the Board of Directors, the Association’s accounting documents, and the coordinated text of the statutes at the Association’s registered office.

Article 34. Applicable Language

These bylaws, drafted in French, are followed by an English translation. In case of discrepancies between the French text and the English text, the French version shall prevail.

Article 35. References

Any element not explicitly addressed in these Bylaws will be governed by the Luxembourg Law of August 7, 2023, on non-profit associations and foundations.